Además, contar con una oficina que se encuentre limpia y relativamente ordenada, ofrece a los empleados la posibilidad de tener un mayor nivel de productividad y permite que pierdan menos tiempo.
Y dependiendo de cuáles sean las
características con las que cuenta cada trabajo o labor a realizar, resulta
posible que sea necesario pasar unas cuantas horas dentro de espacio al que
denominamos oficina.
Esa es la razón por la cual es de
gran importancia que durante dicho tiempo, la oficina pueda ofrecer la
comodidad a la hora de desempeñar alguna labor. Asumiendo que estos espacios
cuenten con las reglas ergonómicas pertinentes, ofreceremos algunos consejos
para organizar una oficina administrativa.
Limpiar la oficina
Es fundamental tirar, vaciar y/o
deshacerse de todo aquello que realmente no es necesario dentro de la oficina;
resulta esencial echar un vistazo alrededor y preguntarse, ¿qué artículo tengo
y no uso desde hace mucho?
En caso de que algo no funcione
debe ser reparado o directamente echarlo a la papelera de la oficina, bien sea
material de oficina, adornos, equipos, plantas, muebles, decoraciones, etc., ya
que acumular todo esto solo hace que la oficina tenga un mal aspecto y por
consiguiente, lo mejor es deshacerse de ellos.
De igual manera recoger todos
aquellos objetos que se encuentren fuera de su lugar y ubicarlos en el espacio
que les corresponde permitirá lograr que la oficina este mucho más organizada y
en especial, servirá para poder conseguir las cosas con mayor facilidad y en
menor tiempo.
limpiar la oficina diariamente
Determinar áreas de trabajo
Resulta importante determinar qué
clase de actividades se llevarán a cabo en cada zona de la oficina.
Es muy seguro que se cuente con
un área de principal trabajo, un área de referencia (dedicada a las
estanterías, archivadores y/o carpetas clasificadoras) y una especialmente
destinada como lugar de alimentación.
De este modo que es posible
organizar el material y equipo de oficina de forma que estén ubicados en el
área adecuada.
En este sentido, lo más
recomendable suele ser colocar cerca del área de trabajo aquellos materiales y
equipos que se utilicen con mayor frecuencia, mientras que la que no suelen
tener un uso constante pueden guardarse.
Encontrar una etiquetadora
apropiada
Es preciso tomarse el tiempo que
sea necesario con el fin de etiquetar los contenedores, estanterías y cajones,
etc., ya que esto además de permitir recordar siempre en qué lugar se encuentra
cada cosa, ayuda igualmente a que las otras personas de la oficina puedan
conseguir fácilmente el material de trabajo que necesitan. Para ello, usar
etiquetas multifunción es la mejor opción.
Organizar los cajones
En este caso es necesario colocar
los artículos que se utilizar de forma usual (bloc de notas, sobres, sellos,
etc.) dentro de un mismo cajón.
Asimismo es recomendable el uso
de organizadores de cajón con el fin de mantener en orden elementos pequeños
como pueden serlo por ejemplo, las chinchetas o clips. De igual modo, es
conveniente usar un cajón independiente para colocar los objetos personales.
organizadores de documentos y
archivos
Revisar el sistema de archivos
En caso de almacenar archivos
dentro de la memoria del ordenador, lo más aconsejable suele ser cerciorarse de
que realmente se están realizando copias de seguridad de forma periódica.
Limpiar el escritorio
Hay que borrar y quitar cada uno
de los elementos que se encuentran en el escritorio, conservando únicamente los
que resultan ser fundamentales y de uso cotidiano.
Bandejas de archivos
independientes
En caso de trabajar junto a otras
personas, lo más recomendable es crear carpetas o bandejas de entrada de forma
continua e independiente para cada una de ellos. Bandejas de documentos para todo
tipo de archivos.
Carpeta de proyectos
En el momento en que finaliza
algún proyecto, es conveniente ubicar todo el material del mismo en una sola
carpeta para después archivarlo. De igual modo es necesario mantener una
carpeta de progreso en la cual se incluyan aquellos proyectos en los que se
trabajan en el momento.
archivadores-proyectos-deskidea
Establecer fechas para deshacerse
de documentos innecesarios
Resulta innecesario conservar
documentos indefinidamente, por lo que lo más recomendable es marcar en los
documentos la fecha en que es posible deshacerse de ellos.
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